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集团会议管理制度

时间:2019-12-30 07:57:37  来源:tili.vip  作者:网络

集团会议管理制度

xx集团会议管理制度

1、 目 的

为规范公司会议管理,提高会议质量,降低会议成本,加强信息沟通,促进公司各部门更好地发挥职能,特制定本制度

2、 适用范围

制度适用于xx集团会议管理。

3、 管理权责:

3.1 总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。

3.2 会议组织人或主办部门负责会议的组织工作,并有权对违反本制度的行为提出处罚。

3.3 会议的审批权限详见“5.1会议组织与审批”。

4、 会议分类:

序号

会议名称

主题/特点

类 别

主 持 人

参 加 人

1

例 会

固定时间、固定汇报程序,尽量解决即席提出的问题

公司例会

主办部门负责人

部门/公司全体

2

动员会

发言固定、没有讨论程序

公司临时行政会议

主办部门负责人

会议组织人提拟

3

研讨会

对某一课题或问题切磋、探讨,不一定有结果

公司临时行政会议

部门负责人

会议组织人提拟

4

鉴定/ 评审会

对某事物的价值、性能,质量鉴别,必须有结论

公司临时行政会议

集团总经理或指定人

会议组织人提拟

5

专题会

为某一专题而开,必须有结论

公司临时行政会议

会议组织人指定

会议组织人提拟

6

评比会

一般在年底或某一重大活动结束后召开

公司例会

人力资源总监

会议组织人提拟

7

总结会

总结前一段工作,研究、部署下阶段工作

公司例会

部门负责人

会议组织人提拟

8

汇报会

下级向上级或有关人员汇报工作情况

公司临时行政会议

会议组织人提拟

会议组织人提拟

9

调度会

任务安排,人员派遣,设备物资情况的调动

公司临时行政会议

会议组织人提拟

会议组织人提拟

10

部门例会

部门固定汇报程序

部门会议

部门负责人

自定

5、 会议管理内容

5.1 会议组织与审批。

5.1.1 公司月度例会无须提拟和审批。

5.1.2 公司临时行政会议、公司年度例会由集团总经理直接组织或由议题涉及业务的主办部门负责人组织、集团总经理批准。

5.1.3 部门会议由各部门自行安排,但会议时间、参加人等,不得与公司会议冲突。其中,部门会议属非例会性质且需另行核给专项费用的,应向上一级主管部门报批同意;属例会性质的,由各部门自行提拟方案呈报集团总经理批准后执行。

5.2 会议计划与统筹。

5.2.1 每月28日前,总经办应与各部门协调确定下月计划召开的临时行政会议,统一报集团总经理审批后,汇同公司月例会编制《月度会议计划》,于月底前发放至各部门负责人。

5.2.2 凡总经办已列入计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时,会议召集部门应提前2天完成会议提拟和报批手续,并报请总经办调整会议计划。未经总经办同意,任何人不得随意打乱正常会议计划。

5.2.3 会议安排的原则为:小会服从大会,局部服从整体,临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为:公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

5.3 会议准备。

5.3.1 会议通知遵照以下规定:

5.3.1.1 已列入月度会议计划表的会议,月中无调整的,不再另行通知,由各部门按计划表直接通知与会人。

5.3.1.2 属下列情况之一者,按“谁组织,谁通知”的原则进行会议通知:

1) 未列入月度会议计划而临时组织的会议。

2) 虽然已列入月度会议计划,但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明。

3) 其它组织人认为应另行通知的情况。

5.3.1.3 会议通知期一般应提前一天以上,通知对象为与会人、会务服务提供部门;如有外来客户参加的会议应至少提前三个工作日送达邀请函。

5.3.1.4 会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议,会议通知单以邮件形式发放;涉及多个部门和参加人数众多的大型会议,主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。

5.3.2 会议的其它准备工作遵照以下规定:

5.3.2.1 会议组织部门应至少提前一天通知与会人会议主题、时间、地点、需准备的文件资料等。

5.3.2.2 会

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